Google To Doで経理業務を管理

Google To Doで経理業務を管理仕事

経理の仕事は毎月の定型業務が結構多いですよね。

そんな時はGoogle To Doで業務を管理しましょう。

この記事ではGoogle To Doの使い方と経理業務に合わせた具体例をご紹介します。

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Google To Doがおすすめな人

前提としてGoogle To Doでのタスク管理をおすすめする人は、Gmailを利用している人もしくはGoogleカレンダーで予定を管理している人です。

理由は単純で、アプリで連動できるからです。

To doリストを作成するのは、仕事を効率よくもれなく実施するための手段の1つです。

To doリストを作成することが目的ではありませんので、わざわざ別のTo doリストサービスを使用するのはかえって時間がかかったり、管理に余計なコストがかかったりして本末転倒です。

To doリストだけのために別のサービスを導入するのは、チームでTo doリストを管理する場合のみにしましょう。

個人のTo doだけの管理で済む人はGoogle To Doで十分です

Google To Doの使い方

まず、Google To Doの使い方をご紹介しましょう。

Google To DoはGmailもしくはGoogleカレンダーから使えます。

どちらも簡単で下記のように画面の右端にアプリのマークがありますので、それをクリックするだけです。

Gmailの画面

Google To Doの使い方

カレンダーの画面

Google To Doの使い方

次にタスクを追加をクリックします。

Google To Doの使い方

すると、入力できる行が1つ増えますので、To doを書き込んでいくだけです。

Google To Doの使い方

タイトルだけでは内容が分からない場合は、右の鉛筆マークを押します。

Google To Doの使い方

すると、さらに説明を加えられたり、日時の指定も出来たりします。

Google To Doの使い方

基本的な使い方は以上となります。

Gmailからの使い方はこちらのGoogleのサポートページに載っておりますので、こちらも参考にしてください。

Google To Doの経理業務のタスク管理

次に、このGoogle To Doを使った経理業務のタスク管理方法をご紹介します。

冒頭でも記載しましたが、経理業務は毎月の決まった定型業務があります。

経費精算の締め切りだったり、請求書の処理、月末には給与の支払いだったり、仕入先への支払いがあったりします。

そのような作業を漏れなく管理するために、決まった作業をGoogle To Doの繰り返し機能を使って管理します。

例えば、従業員からの経費精算を毎月第一営業日に締めている場合、以下のようにTo doを繰り返し設定します。

まず、To doを作ります。そして日時を追加をクリックします。

Google To Doでのタスク管理

カレンダーが出てきますので、繰り返しをクリックします。

Google To Doでのタスク管理

繰り返す頻度を設定できますので、1か月ごとにして、毎月1日に設定します。

Google To Doでのタスク管理

これでTo doの作成が完了しました。

Google To Doでのタスク管理

To doが完了してチェックを入れても、翌月の1日になればまたTo doが自動的に復活してくれますので、作業漏れの防止に役立ちますね。

カレンダーでToDo リストを表示させておけば、このようにカレンダー上にも表示されます。

Google To Doでのタスク管理

1日の予定を確認しつつ、今日やるべきTo doも確認できるので、負担なく管理できますね。

Google To Doの応用

To doリストは基本的には締切日で管理していくものですが、作業の開始日を設定したり、途中の達成状況を入れておくのもありです。

例えば、先ほどの経費精算を例にすると、毎月25日から経費精算のチェックを始め、月末には50%まで完了している状態を目指すTo doリストにすることも可能です。

Google To Doの応用

自分だけが見るTo doリストなので、ご自身が効率的に作業に取り組める使い方ができるといいですね。

スケジュール管理の基本は、頭の中ではなくスケジュール帳で管理することですので、ちょっとしたことでもサッと書き出して、頭の中は目の前の仕事に集中できる環境を整えましょう。

そのためにもGoogle To Doを利用して、経理業務の定型作業を漏れなく実施することをおすすめします。

経理業務は時間との勝負になることもありますので、前倒しで作業できるものがないかを洗い出して、To doリストに設定していけると良いですね。

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