電子帳簿保存法への経理実務準備

電子帳簿保存法 対応仕事

令和3年に税制改正され、令和4年1月1日より施行される電子帳簿保存法ですが、皆さんの会社ではその対応の準備が進んでいますでしょうか?

現状の業務のどの部分に影響が合って、何を変えないといけないのか。

電子帳簿保存法自体の解説記事は多いものの、実際に業務はどのように変えていけばいいのかはあまり解説されていません。

この記事では施行される前にやっておくべき準備について解説します。

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電子帳簿保存法とは?

まず、電子帳簿保存法についてですが、国税庁のHPに概要がまとまっている資料がありますので、そちらをご覧ください。国税庁HP

概要を簡単に説明しますと、従来は法人税法や消費税法等で決まっていた紙で保存しないといけなかった書類が、電子データで保存してもいいよという内容です。

概要については色々な記事がすでに出ていますので、この記事では省略いたします。

興味のある方は、「電子帳簿保存法とは?」で検索してみてください。たくさんの記事が出てきます。

電子帳簿保存法の経理実務の対応

次にこの記事の本題である、経理実務における電子帳簿保存法への対応に必要なことを解説します。

必要な準備としては、下記の2点を行うこととなります。

  • 自社で使用している会計システムや経費精算システムが電子帳簿保存法に対応しているのかを確認する
  • 税理士に対応後の運用について確認する

1つずつ確認していきます。

システムの電子帳簿保存法への対応状況の確認

まず、自社で使用している会計システムや経費精算システムが電子帳簿保存法に対応しているのかを確認します。

経理実務において電子帳簿保存法への対応でメインとなるのは次の3つの書類です。

  • 会計帳簿
  • 請求書
  • 領収書

この3つの書類に対して、システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかで実務の対応が異なります。

従って、システムの電子帳簿保存法への対応状況への確認が必要になります。

おすすめのシステムはこちらの記事で紹介していますので、こちらもご覧ください。

会計帳簿

会計帳簿については、自社で一貫してコンピュータで作成していれば電子保存可能となっています。

従って、自社の会計システムが電子帳簿保存法に対応しているか確認できれば、それで完了となります。

もし不明な場合はシステムのベンダーさんに問い合わせてみましょう。

対応していない場合は、従来通り紙で保管しておくことでも問題ありません。

請求書

請求書については、紙で受け取る場合と、メールやWebサイトから電子データで受け取る場合の2種類あると思います。

紙で受け取った場合は紙のまま保存してもいいですし、会計システムに電子データを取り込み、仕訳を計上することでも可能です。

従って、会計システムが電子帳簿保存法に対応していれば、スキャンしてデータ化すればOKとなります。

問題となるのは電子データで受け取った請求書です。

電子データで請求書を受け取った場合、必ず電子データで保管する必要があります。

従って、会計システムが電子帳簿保存法に対応していれば、受領した電子データの請求書を取り込むことで対応可能となります。

一方、会計システムが電子帳簿保存法に対応していない場合は、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの導入が必要になります。

領収書

従業員の方が立替で購入した際に領収書を受け取ります。経費精算の際にはこの領収書を使用します。

この領収書も電子帳簿保存法の対象となります。

領収書も実店舗で購入すれば紙の領収書をもらうことになりますが、Amazonや楽天市場で購入すると電子データで受け取ることになります。

請求書と同様で、 紙で受け取った場合は紙のまま保存してもいいですし、経費精算システムに電子データを取り込み、仕訳を計上することでも可能です。

従って、経費精算システムが電子帳簿保存法に対応していれば、スキャンしてデータ化すればOKです。

領収書でも問題となるのは電子データで受け取った場合です。

電子データで受け取った領収書は必ず電子データのまま保存する必要があります。

従って経費精算システムが電子帳簿保存法に対応していれば、スキャンしてデータを取り込めば対応完了となります。

一方、経費精算システムが電子帳簿保存法に対応していない場合は、 電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの導入が必要になります。

ちなみにスキャンする場合は、スマホで領収書を撮影してもOKとなっておりますので、従業員のために追加でスキャナーや複合機を用意する必要はありませんのでご安心ください。

対応のまとめ

上記をまとめると、電子帳簿保存法への対応はシステムの状況に合わせて下図となります。

 システムが電子帳簿保存法に対応している
〇:対応×:非対応
会計帳簿紙でも、電子データでの保存でもOK紙での保存のみOK
請求書(紙)紙でも、電子データでの保存でもOK紙での保存のみOK
請求書(電子データ)電子データでの保存のみOK電子データでの保存のみOK
領収書(紙)紙でも、電子データでの保存でもOK紙での保存のみOK
領収書(電子データ)電子データでの保存のみOK電子データでの保存のみOK

つまり、現状使用しているシステムが電子帳簿保存法に対応していない場合に、請求書や領収書を電子データで受け取る場合の対応が必要になります。

その他のパターンでは、従来通り紙での保管でもいいですし、電子データでの保管に切り替えてもOKです。

システムが非対応の場合に、請求書や領収書を電子データで受け取るパターンを解決するには、次の3つの方法があります。

  1. 電子帳簿保存法に対応している会計システムもしくは経費精算システムに入れ替える
  2. 電子データを保存する文書管理システムを導入する
  3. 取引先に依頼して、すべて紙の請求書にしてもらう

3の取引先に紙の請求書を送ってもらうという方法は、一時的な対応としてはありだと思いますが、時代の流れとしては逆行しているので1か2の対応をする方がよいと思われます。

会計システムや経費精算システムを入れ替えると判断される場合には、こちらの記事でおすすめのシステムを紹介していますので、参考にしてください。

税理士に対応後の運用について確認

最後に自社で電子帳簿保存法への対応方法を決めたら、税理士さんに確認を取っておきましょう。

きちんと対応していないと罰則規定もありますので、注意が必要です。

まとめ

電子帳簿保存法への対応方法について解説しました。

電子データで保管できることは業務効率を上げるためにも重要なことですので、ぜひこれを機会に電子化を進めてほしいと思います。

経理のDXなんて言葉もよく聞かれるようになりましたが、その1歩はここから始まります。

この記事が皆さんのお役に立てれば幸いです。

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