経理業務はたったの3つ

経理業務はたったの3つ仕事

皆さんは、経理業務にどのような仕事があるかご存知でしょうか。

  • 伝票を入力する
  • 請求書の支払をする
  • 経費精算をする
  • 決算書を作る

色々な経理業務をイメージすると思います。

しかし、これらの経理業務をこなすために必要なスキルは大きく3つに分類することが出来ます。

  1. 情報を収集する
  2. 情報を集計する
  3. 情報を分析する

全ての経理業務はこの3つのスキルが関わってきます。

従いまして、この各段階のポイントを押さえれば、経理初心者の方でも問題なく経理業務を行うことが出来ます。

この記事では、経理業務をこなすポイントについて解説していきます。

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【経理業務①】情報を収集する

まず、経理業務の最初の段階は情報を収集するスキルです。

  • 売上の情報を集める
  • 請求書を集める
  • 入出金データを集める

このように様々な情報を集めます。しかし、基本的に経理部には待っていても情報はやって来ません。自分から取りに行くことが必要です。

ここでポイントなるのが次の3点です。

  • 情報源の選択
  • 期日厳守
  • 報の正確性

情報源の選択

例えば、売上の情報が欲しい場合は営業部からもらいます。人事部に聞いても正しい情報をもらうことは出来ません。反対に従業員の給与情報は人事部からもらいますが、営業部に聞いても情報はもらえません。

極端な例ですが、正しい情報を持っている部門に問い合わせるというのは非常に大事なポイントです。

期日厳守

次のポイントが期日厳守ということです。

経理の仕事は常に締切との戦いです。

〇営業日までに売り上げを確定させ、〇営業日までに請求書をすべて伝票に計上し、〇営業日までに試算表を完成させる。

このように、各工程に締切が設定されていますので、遅れることは出来ません。

必ず期日までに情報を得ることが必要になりますので、情報が出てこない場合はこちらからもらいに行く努力が必要となります。

スケジュール管理できるというのも経理業務における重要なスキルですね。

情報の正確性

最後のポイントが情報の正確性です。

取得した情報が必ずしも正しいとは限りません。

  • 人事から入手した給与情報が、すべての従業員のデータを含んでいない
  • 経費精算を行ったが、申請していない社員がいる
  • 社員の引き出しに支払していない請求書が残っている

このような例は実際に頻繁に起きます。

そのため、入手した情報がもれなくダブりなく正しい情報なのかを確認することが大事です。

【経理業務②】情報を集計する

正しい情報を取得出来たら、次の経理業務は集計作業になります。従いまして集計業務も経理においては重要なスキルとなります。

仕訳として会計システムに入力した情報を集計していきます。

集計するときのポイントは次の3点です。

  • 会計基準に沿った処理
  • 集計表のフォーマット化
  • 集計結果の正確性を担保

会計基準に沿った処理

まず、経理で情報を集計するときのポイントが会計基準に沿った処理を行うことです。

例えば、40万円のPCを研究部門で購入した場合、固定資産に計上する必要があります。

しかし、これを費用計上してしまうと、誤った集計結果となります。

従って会計基準に沿った処理を行っていることが前提となります。

集計表のフォーマット化

集計結果をどのように見せるかという点で、定型のフォーマットを作成しておくことは重要なポイントです。

これは資料を作るほうはもちろん、見るほうにも役立ちます。

見る側のメリットは、どのような切り口で集計された数字なのかが分かっているので、完成した集計表の理解が早くなります。

作る側のメリットとしては、作業が定型化されるので効率的に作業が出来ます。

集計表のフォーマットが定型化されると、エクセル関数で数式を組んでおけば簡単に作成することが出来ます。

経理初心者に必須のエクセル関数はこちらをご参照ください。

集計結果の正確性を担保

次のポイントは集計結果の正確性を確認することです。

例えば売り上げを得意先別に集計した表を作成しているのに、集計表の合計が売上高の合計と一致しないということがよく起こります。

このようなことを防ぐために、資料で確認するべき数字をあらかじめ決めておくと、チェック作業も効率的に行うことが出来ます。

一致すべき数字が異なっていると資料の信憑性がなくなりますので、経理の仕事としては確認作業は必須です。

【経理業務③】情報を分析する

経理業務の価値を決めるのは情報をいかに分析するかです。

会社を経営していくうえでは、様々な問題が起こります。そして、その問題を数字で表すのが経理の仕事です。

従って経理において分析するスキルは重要です。

情報を分析する際のポイントは次の3点です。

  • 異常値の発見
  • イベントの把握
  • 事実に基づく分析

異常値の発見

まず最初のポイントが、異常値を見つけることです。

そのためには、前月比、前年同期比、前期末比で数字を比較します。

  • 固定費なら前月比で比較する
  • 毎年夏に売れる商品なら前年同期比で比較する
  • 現預金の増減を見たいなら前期末比で比較する

あなたが適切な数字と比較すれば、異常値が見つかります。

季節性のある商品の売り上げを夏と冬で比較しても意味がありませんよね。売り上げが大きく異なっていて当然です。

イベントを把握する

次のポイントが会社で起こるイベントを把握しておくことです。

  • 販促キャンペーンを実施
  • 新入社員の一斉採用
  • 新製品の開発の開始

このような会社の動きを把握しておく必要があります。

この情報を持っていれば、異常値なのか適正な数値なのかの判別が出来ます。

事実に基づく分析

最後のポイントが事実に基づいた分析を行うことです。

例えば、広告宣伝費が前月比で2倍になっている場合、きっと販促キャンペーンをやったからだろうで分析を終わらせてはいけません。

実際に販促キャンペーンでかかった費用を確認することが必要です。

分析結果はあなたの憶測で終わらせるのではなく、必ず正しい情報源まで確認してください。

もし事実と異なっていた場合、会社の経営を間違った方向に導く恐れがありますので、この点は注意が必要です。

まとめ

以上が経理業務の3つのポイントです。

  • 報を収集する
  • 情報を集計する
  • 情報を分析する

難しい会計知識を勉強して理解することももちろん大事です。

しかし、経理初心者にとって大事なのは業務を円滑にこなし、正しい事実を報告することです。

また、経理初心者向けにおすすめの参考書もこちらの記事で紹介していますので、ご覧ください。

この記事が皆さんの日々の経理業務に役立てば幸いです。

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