業務マニュアルの作成における7つのポイント

業務マニュアル作成のポイント仕事

経理初心者の皆さんがおそらく最初に担当するであろう仕事の1つに、業務マニュアルの作成があります。

業務マニュアルというのは、その仕事をする上での作業手順が書いてあるものですね。

多くの上司は次のような言葉であなたに業務マニュアルを依頼します。

  • 初心者でも分かるようなマニュアルを作りたいから、○○さんが実際に初めてやってみて分からないところを盛り込んでほしい
  • フレッシュな目線で、今ある業務マニュアルの不備を修正してほしい
  • マニュアルがないから、引継ぎを受けた仕事の内容をマニュアル化してほしい

でも、経理部に来たばかりでいきなりマニュアルを作れと言われても難しいですよね。

この記事ではそのような悩みのある方に向けて、業務マニュアルを作る上での7つのポイントをお伝えします。

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業務マニュアルの7つのポイント

経理部での業務マニュアルの作成におけるポイントはこちらです。

  1. 最初から100点のマニュアルを目指さない
  2. マニュアルを使う人を想定して作成する
  3. 作業の目的を記載する
  4. 作業の時系列に沿って記載する
  5. 図は積極的に活用する
  6. 作業のチェックポイントを記載する
  7. 専門用語、社内用語、略語を控える

最初から100点のマニュアルを目指さない

まず、1つ目のポイントが最初から完璧なマニュアルを目指さないことです。

いきなり拍子抜けした方もいるかと思いますが、もちろん理由があります。

まず、業務マニュアルはお客さんが見るものではなく、社内の同僚が使うものです。
従って見栄えや体裁がどうであっても、同僚が業務をこなせればそれで役割は果たしています。

作成する目的はきれいな資料を作ることではありませんので、この点は気を付けましょう。

また、業務プロセスというものは、常に同じではなく、時代とともに進化していきます。

新しいシステムを導入したとか、取引の内容が変わったとか様々な要因で変化するので、1,2年すると業務マニュアルに修正すべき箇所が出てきます。

そのため、どのみち修正が入るマニュアルの作成に時間をかけることに意味はありません。

むしろ、経理部の皆さんが加筆して補っていくくらいのマニュアルのほうが使い勝手がいいものです。

マニュアルを使う人を想定して作成する

次のポイントは、マニュアルを使う人を想定することです。

新卒の方に向けて作っているのか、中途入社の方なのか、社内異動してきた方なのか、ベテラン社員向けなのかでマニュアルに記載すべき内容は異なってきます。

あなたが作成している業務マニュアルは、もちろんその業務を行う方が見るものです。

その業務を行う方にとって、無駄な説明は省略して構いませんし、補足が必要なら参考情報も盛り込むべきです。

作業の目的を記載する

続いてのポイントは、作業の目的を記載することです。

よくある例として、「~のデータを抽出する」というものです。

これの何が良くないのかというと、業務改善につながりにくいためです。

これを「○○のために、データを抽出する」と記載するだけです。

すると、○○が達成されれば異なるやり方でもOKですので、より効率的な方法が見つかる可能性があります。

また、システムや運用が変わってもマニュアルを修正できます。

何のためにデータを取っていたのかが分からず、盲目的に作業する人が出てこないためにもぜひ記載したいポイントです。

作業の時系列に沿って記載する

作業の時系列に沿って記載することは業務マニュアルの見やすさをアップさせます。

1ページを見て、5ページを見て、戻って2ページを見てというマニュアルでは、マニュアルを見ることに時間を取られますし、全体感を理解しづらいです。

上から読んでいき、その手順通りやれば完成するように作成することが大事です。

図は積極的に活用する

これは視覚的に理解度を上げるためです。

例えば、経理システムでデータの取り方を説明する場合、「○○のボタンを押して、次に××のボタンを押して~」と作業手順を説明するよりも、画面キャプチャを貼ってそこに番号を付けたほうが分かりやすいですよね。

実際に、画面を見せたほうが早い説明は図で済ませてしまいましょう。

1つ目のポイントにも繋がりますが、図の大きさとか解像度とかにこだわる必要はありません。

作業のチェックポイントを記載する

次のポイントは、チェックポイントを記載することです。

初めて作業を行う人にとって、手順通りに行っていたとしても、正しく出来ているか不安になるものです。

従って、正確にできているか判断できるポイントがあれば、記載しましょう。

例えば、「○○と××の数字が一致していればOK」という記載です。

それが確認できるだけで、安心して作業を進められますので、業務マニュアルにも加えておきましょう。

専門用語、社内用語、略語を控える

最後のポイントが、専門用語、社内用語、略語を控えるということです。

業務マニュアルに理解できない言葉が出てくると、正しく理解できず作業が進みません。

調べて解決するものであればまだいいのですが、社内用語や略語はその会社特有の表現だったりして、分からないままの可能性もあります。

また、こうした用語が連発されると、初心者にとってはかなりの拒否反応が出てきます。

初めて読む人でも理解できるように難しい表現は避けましょう。

どうしても使う場合は、脚注をつけるなど、少し配慮してあげると良いでしょう。

まとめ

以上が、経理の業務マニュアルを作る上で大事な7つのポイントです。

  1. 最初から100点のマニュアルを目指さない
  2. マニュアルを使う人を想定して作成する
  3. 作業の目的を記載する
  4. 作業の時系列に沿って記載する
  5. 図は積極的に活用する
  6. 作業のチェックポイントを記載する
  7. 専門用語、社内用語、略語を控える

業務マニュアルを作る目的は、正しい業務を反復して行うためです。

決して業務マニュアルを作ることが目的ではありませんので、時間をかけて作るものではありません。

ただ、上司によっては完成度を求める方もいらっしゃるので、その辺は臨機応変に対応いただければと思います。

この記事が皆さんのお役に立てれば幸いです。

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