COUNTIF関数とは条件に合うものの数を数えてくれる関数です。
皆さんは経理業務でエクセルで集計しているときに合計が合わないと苦労したことはないでしょうか？
集計した結果、「あれ？合計が合わないぞ、、、」となることはちょくちょくあると思います。
そんな時にエラーのチェックに使えるのがCOUNTIF関数です。
筆者は経理歴10年を超えていますが、エクセルのCOUNTIF関数は頻繁に使用します。
説明の具体例も経理実務を想定して記載していますので、ぜひ参考にしてください。
COUNTIF関数の構成
COUNTIF関数は次のような構成になっています。
まず、検索をかけたい範囲を指定します。
次に、検索条件ですが、その範囲の中から数えたい条件を指定します。
COUNTIF関数の具体例
以下のようなデータがあるとします。
これをSUMIF関数で場所別に集計したとします。
SUMIF関数についてはこちらの記事をご覧ください。
すると、下記のように集計結果がでました。
しかし、合計が一致しません。このような場合に、エラーを探すときにCOUNTIF関数は役立ちます。
以下の図のように、集計結果の表のF列にある「住所」の数をカウントします。
E列にcountif関数を入力し、数式の範囲に表の住所を指定し、検索条件に各購入者の住所を指定します。
すると、本来であれば全部1になるはずが、下記のように東京が2つあることと、福岡がないことが分かります。
従いまして、2つある東京のうち、1つを福岡に変えてあげれば合計は一致します。
以上が、COUNTIF関数の使い方です。
まとめ
このようにCOUNTIF関数は整合性のチェックに役立ちます。
せっかく資料を作っても、一致すべき数字があっていないと上司に怒られますので、必ず資料の整合性は確保するようにしましょう。
もし一致しないときはこのようにCOUNTIF関数を用いてエラーの解消をしてください。
この例のように少数であれば関数を使うまでもなく、解決できると思います。
しかし、実際の業務では何百、何千というデータを扱うことも多々ありますので、目視で見つけるのはかなりの労力を使う作業です。
関数を用いて、さっと解決していきましょう。
エクセルをきっちり学びたい方はこちらの書籍もご覧ください。
